Deze blog gaat over het belang van het managen van emoties en hoe je emoties kunt gebruiken in een organisatieverandering. Regie voeren op emoties is: alarmeren en kalmeren als het nodig is om de verandering te bewerkstelligen.
Regie
Emotie en gedrag zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Jammer eigenlijk. Het zou toch veel makkelijker zijn als emoties geen rol zouden spelen bij een verandering in een organisatie. Helaas pindakaas! Zonder emotie is er geen motivatie, geen energie bij de medewerkers om het tij te willen keren.
Soms is er net iets minder emotie nodig, soms net iets meer. Lastig. Als manager ben je op zoek naar handvatten hoe je met je hoofd én met je hart met je medewerker, je team en organisatie kunt blijven communiceren.
Je wilt met je organisatie een andere koers varen. Het gedrag van je medewerkers moet in lijn zijn met de doelstellingen van de organisatie. In een dergelijk traject, waar emoties onvermijdelijk zijn, is het de kunst om de regie te houden.
Haakjes
Iedereen heeft zijn eigen lessen geleerd in het leven. Die lessen zijn opgeslagen in het emotionele brein. Dat brein tovert die emotie en die geleerde lessen tevoorschijn als die worden ‘aangeraakt’. Ze komen op de meest onverwachte momenten als een koude deken uit de lucht vallen. Bam! Mensen kunnen soms verrast worden door hun eigen (heftige) reactie.
‘Waarom nu?’ denken ze dan. Die gebeurtenissen zijn niet chronologische opgeslagen in je brein. Ze zijn zorgvuldig gesorteerd op de impact die het op je heeft gehad. Zo kan het overlijden van een dierbare opgeslagen zijn in het ‘vakje’ waar ook de geboorte van je kind is opgeslagen. In dat zelfde ‘vakje’ kan het plotselinge ontslag van je leukste collega zijn opgeslagen. Misschien wel onder het kopje: heftige, emotionele gebeurtenissen. De hersenen maken geen aparte ‘vakjes’ prive en zakelijk.
Bij organisatieveranderingen heb je als manager dus bijna altijd te maken met ‘haakjes uit het verleden’. Oude trauma’s bijvoorbeeld. Oude wonden die aangeraakt worden. Prive of zakelijk.
Ratio en emo
Je verstand is je ratio-brein en het andere deel van je hersenen is je emotie-brein. Het emotie-brein is sneller dan het ratio-brein. Het ratio-brein en het emotie-brein werken normaal gesproken prima samen. Tot er een moment komt dat het emotie-brein de regie pakt over het gedrag. Het ratio-brein verdwijnt naar de achtergrond, is even uitgeschakeld.
In veel gevallen is je gedrag en de manier waarop je dingen zegt of doet niet meer zo handig als dat emotie-brein de regie heeft. Dat emotionele gedrag draagt zeker niet meer bij tot het behalen van je doelen. Stampvoetend en met deuren smijtend de vergaderruimte verlaten, brengt je niet dichter bij een oplossing van het probleem.
Het is dan goed als je als manager weet hoe je kunt kalmeren en hoe je samen weer professioneel verder kunt.
Primaire reacties
Een medewerker reageert ineens heel heftig. Het zou helpen als je aan de buitenkant zou kunnen zien of zijn ratio-brein nog ‘aan’ staat of dat hij volledig vaart op emotie. Als het ratio brein nog beschikbaar is, kun je nog gemakkelijk communiceren: advies geven, onderhandelen of van mening wisselen. Het ‘ratio-brein’ staat ‘aan’, we gaan hieruit komen, emoties staan ons niet in de weg.
Als het emotie-brein de regie voert. De medewerker praat sneller, geknepen, hoger en meestal ook harder. Zijn of haar lichaamstaal spreekt boekdelen. Een frons, vlekken, rood hoofd. Soms zijn de signalen echt niet te missen: tranen of agressie. Als het onredelijk wordt: schreeuwen, schelden, vloeken, tieren, huilen of stampvoeten. Precies! Dan heeft het emotie-brein het roer overgenomen. Het ratio-brein heeft niks meer te vertellen.
Soms moet je echt goed je best doen om de subtiele signalen van de oplopende emotionele temperatuur te zien. IJzige antwoorden, cynisme, sarcasme, niks zeggen, overdrijven, doodzwijgen, negeren, overdreven zorgvuldige gekozen antwoorden (dat noemen ze vaak professioneel gedrag). Allemaal vermomde versies van het emotionele brein. Veel minder gemakkelijk te herkennen.
Het lijkt alsof je een heel rationeel gesprek voert, totdat je argwaan krijgt en doorvraagt. Je zit dan met het emotionele brein aan tafel, vermomd als rationeel brein.
Alarmeren
Alarmeren doe je vooral om mensen alert te maken. Je creëert een beetje buikpuin om de mensen de noodzaak om te veranderen te laten inzien. ‘Realiseer je dat als wij als organisatie niet meebewegen, wij de boot missen en onze concurrenten ons voorbij streven’. ‘Als we niet veranderen, dan houden wij op te bestaan’.
Zelf, als manager ander gedrag vertonen, kan ook een manier zijn om te alarmeren. De grens aangeven. Stoppen met helpen. Zodra een manager stopt met controleren en herstellen van het werk van zijn medewerkers, worden zij zélf verantwoordelijk voor hun eigen functioneren. Als je je medewerkers niet langer uit de wind houdt, dan zullen zij zelf zichtbaarder worden met hun eigen functioneren. Dus: als jij je gedrag verandert, verandert het gedrag van de ander.
Als je doorslaat in je alarmering of doorslaat in ander gedrag, kunnen medewerkers zich ontredderd voelen. Als medewerkers niet meer begrijpen welke kant je op wilt, omdat zij zo geëmotioneerd raken dat zij met hun ratio het nut van de verandering niet meer kunnen inzien. Als de paniek zo groot is dat medewerkers uit de bocht dreigen te vliegen, dan zit de emotie echt in de weg. In gesprek blijven met je team of met je medewerker. Kalmeren.
Kalmeren
Kalmeren doe je door aandacht te geven aan de emotie. Doorvragen helpt dan. Is een emotie eenmaal geuit, wakker hem dan niet aan met jouw visie, uitleg of verdediging, maar luister. Herhaal wat dwars zit en erken wat dat met de medewerker doet. Check of jouw reflectie klopt. Als het emotionele brein zich erkend voelt, krimpt ie en trekt ie zich terug. De medewerker ontspant. De ratio krijgt weer ruimte en is weer beschikbaar. De emotie is gekalmeerd. Pas dan is er ruimte om jouw uitleg te horen. ‘Kunnen we verder?’ ‘Lukt het jou om mij weer aan te kijken?’ ‘Ik wil graag mijn uitleg geven’.
De regie houden is een kunst. Sla ik niet door in mijn alarmering, moet ik al kalmeren? In welke fase bevind ik mij? Is het nu gemakkelijker om te kalmeren of te alarmeren? Komt mijn doel al dichterbij? Helpt mijn handelen daarbij? Lang verhaal kort: kalmeren van emoties doe je als de emoties in de weg zitten om je verandering te bereiken.
Wat ook helpt om emoties te kalmeren is om te voorspellen wat er gaat gebeuren na een verandering. Voorspellen levert namelijk een gevoel van controle op. Als medewerkers weten wat hen te wachten staat, zijn ze voorbereid en dat scheelt een jas. ‘We zullen ons ontredderd voelen, we zullen rondlopen als een kip zonder kop omdat dat wat we gewend zijn te doen, niet meer geldt”. “Dat is een normale, noodzakelijk reactie en dat gaat over”. Als een medewerker of een team dan onzeker wordt, is het verwacht, waardoor de emotie niet nog verder op hoeft te lopen. “I told you so”. Voorspellen kalmeert.
Bewust in gesprek
Het emotie-brein alarmeren, zodat men de noodzaak om te veranderen ziet. Tegelijkertijd het emotie-brein zien te kalmeren zodat het ratio-brein beschikbaar blijft. Ze zijn allebei even belangrijk. Zorg er als manager dus voor dat je kunt alarmeren én dat je heel bewust de zaak kunt sussen wanneer dat nodig is. Je impact als manager neemt enorm toe en het is bevorderlijk voor het tempo van de transitie.
‘Lucht in de cake’
Krijg je buikpijn van het voeren van een gesprek met een medewerker? Ga je niet altijd met een goed gevoel uit het gesprek? Hebben jouw gesprekken voldoende structuur? Bereiken die gesprekken voldoende hun doel? Hoe maak jij gesprekken minder beladen, hoe breng jij ‘lucht in de cake’?
Ik help ondernemers in de communicatie met hun medewerkers. Door individuele coaching van managers, van teams, maar ook van medewerkers. Soms helpt het al om gesprekken samen voor te bereiden en handvatten aangereikt te krijgen.
Zullen we eens sparren met een kop koffie (met cake)?
Download het ‘Moeiteloos In Gesprek Stappenplan‘ op mijn site en begin vandaag met meer structuur.
annette@koevermanscoaching.nl
